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Prozessoptimierung mit KI · Mittelstand

Prozess­optimierung mit KI: Abläufe schlanker machen.

Ich finde mit Ihnen die Abläufe, in denen KI am meisten Zeit spart, und begleite die Einführung, bis die Ersparnis im Alltag messbar ist.

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Hände halten ein Tablet mit einer Liste, im Hintergrund ein Regal

Wiederkehrende Arbeit ist der beste Startpunkt für KI. Sie kommt oft vor, folgt Regeln und lässt sich messen.

  • 60 bis 80 % weniger Aufwand bei wiederkehrenden Abläufen
  • ISO 9001 mit KI-gestützten Abläufen bei serviero
  • Konzern und Mittelstand: beides selbst geführt

Wo KI im Mittelstand Zeit spart

Sechs Felder mit viel Routine.

  1. 01

    E-Mail und Eingangspost

    Anfragen sortieren, zuordnen und mit Antwortentwürfen an die richtige Stelle geben.

  2. 02

    Angebote und Aufträge

    Angebote aus Anfragen vorbereiten, Auftragsbestätigungen prüfen, Daten ins System übernehmen.

  3. 03

    Dokumente

    Verträge, Lieferscheine und Rechnungen lesen, zusammenfassen und Abweichungen markieren.

  4. 04

    Kundenservice

    Telefon, Chat und Messenger: Standardfragen beantworten, Anliegen sauber aufnehmen.

  5. 05

    Wissen im Unternehmen

    Handbücher, Vorlagen und Erfahrungen so erschließen, dass jeder schnell die richtige Antwort findet.

  6. 06

    Berichte

    Zahlen aus mehreren Quellen zusammenführen und regelmäßig gleich aufbereiten.

KI als Werkzeug

KI muss nicht immer steuern. Oft hilft sie beim Bauen.

Nicht jeder verbesserte Ablauf braucht dauerhaft KI. Oft hilft sie, einen Ablauf zu durchdenken, eine Regel oder einen Algorithmus zu entwickeln und einen Workflow aufzubauen, der danach ohne KI zuverlässig läuft. Das ist günstiger im Betrieb und leichter zu prüfen.

KIläuft danach ohne KI

  • KI im laufenden Betrieb

    Wo jede Anfrage anders ist: Gästemails, Telefon, Dokumente lesen.

  • KI als Planungshilfe

    Dienstpläne, Kapazitäten, Angebote: Varianten durchrechnen und Entscheidungen vorbereiten.

  • KI beim Entwickeln

    Regeln, Algorithmen und Workflows entwerfen, die danach ohne KI laufen.

Vorgehen

Erst messen, dann automatisieren.

60–80 %vorhernachher
  1. 1

    Ablauf aufnehmen

    Wie läuft es heute wirklich? Mit den Menschen, die es täglich machen.

  2. 2

    Aufwand messen

    Wie oft, wie lange, wie viele Fehler? Ohne Ausgangswert kein Ergebnis.

  3. 3

    Lösung wählen

    Fertiges Werkzeug oder eigene Entwicklung, je nachdem, was sich rechnet.

  4. 4

    Einführen und nachmessen

    Im Alltag testen, das Team schulen, die Ersparnis belegen.

Die ganze Methode in vier Phasen

Erfahrung

Prozesse habe ich selbst verantwortet.

Bei INFOCOM ging es ab 1991 um Betriebsdatenerfassung und Lagerverwaltung, bei der Württembergischen Versicherung um Vertriebsstrategie und ein Programmbüro. Als Geschäftsführer von Valeto und serviero war ich für Prozesse, Zahlen und Qualität zuständig, bei serviero mit ISO 9001 und KI-gestützten Abläufen in mehreren Sprachen.

Wo kein fertiges Werkzeug passt, entwickelt busical AI eine eigene Lösung. Die Beratung bleibt davon unabhängig: Ich empfehle, was sich für Sie rechnet.

Individuelle Entwicklung bei busical AI

Referenzen

Aufgebaut und übergeben.

Alle Referenzen

Geschäftsführer · 2023 bis 2025

serviero GmbH

Mehrsprachige, KI-gestützte Abläufe, ISO 9001 und Übergabe an ein Team.

Ansehen

Geschäftsführer · 2003 bis 2012

Valeto GmbH

Strategie, Finanzen, Vertrieb, Marketing und Prozesse aus einer Hand.

Ansehen

Aufgebaut 2010 · 2010 bis 2012

photovoltaik-bundesweit

Marke für den Photovoltaik-Markt. 2011 über 10 Mio. € Umsatz.

Ansehen

Fragen zur Prozessoptimierung

Kurz beantwortet.

Welche Prozesse eignen sich für KI?

Abläufe, die oft vorkommen, nach ähnlichen Regeln laufen und viel Text oder Daten bewegen: Anfragen, Angebote, Dokumente, Service. Seltene Einzelfälle lohnen sich selten.

Wie viel Zeit lässt sich sparen?

Bei wiederkehrenden Abläufen sparen erste Kunden mit KI-Assistenten 60 bis 80 % Aufwand. Wie viel es bei Ihnen ist, messen wir vorher und nachher.

Brauchen wir dafür eigene Software?

Oft nicht. Viele Abläufe lassen sich mit vorhandenen Werkzeugen lösen. Wo nichts passt, entwickelt busical AI eine eigene Lösung.

Was passiert mit unseren Mitarbeitenden?

Sie bekommen Zeit für Arbeit, die Erfahrung braucht. Wie man das Team dabei mitnimmt, steht auf der Seite KI und Veränderung.

Wie fangen wir an?

Mit einem Ablauf, der viel Zeit kostet und gut messbar ist. Im Erstgespräch suchen wir ihn gemeinsam aus.

Reden wir 30 Minuten.

Im Erstgespräch klären wir, wo KI bei Ihnen Zeit spart. Kostenfrei, 30 Minuten per Google Meet oder persönlich in Wangen im Allgäu.

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