KI für Kanzleien · Rechtsanwälte und Notariate
KI für Kanzleien: mehr Zeit für das Mandat.
Für Kanzleien, in denen Postfach, Telefon und Routineschreiben den Tag zerteilen. Ich zeige Ihnen, wo KI Ihr Sekretariat und Ihre Anwälte entlastet, und richte sie so ein, dass das Mandatsgeheimnis gewahrt bleibt.
In kleinen und mittleren Kanzleien kostet das Drumherum die meiste Zeit: Mandantenmails, Rückrufe, Terminabsprachen, Standardschreiben. Die juristische Arbeit bleibt bei Ihnen, das Drumherum kann KI vorbereiten.
Typische Abläufe
Wo KI Ihr Team spürbar entlastet.
01
Mandantenpostfach
Eingehende Mails der richtigen Akte zuordnen, nach Dringlichkeit sortieren und eine Antwort im Ton der Kanzlei vorbereiten. Fristsachen kommen nach oben und werden nicht automatisch beantwortet.
Die Anwältin prüft und gibt frei.
02
Telefon und Rückrufe
Ein Sprachassistent nimmt Anrufe an, wenn das Sekretariat besetzt ist, fragt Anliegen und Aktenzeichen ab und legt Rückrufwünsche geordnet ab.
Rechtliche Auskunft gibt er nicht.
03
Erstaufnahme neuer Mandate
Aus der ersten Anfrage die Eckdaten erfassen: Beteiligte, Sachverhalt, Unterlagen, gewünschter Termin. So liegt vor dem Erstgespräch eine geordnete Übersicht vor.
Die Kollisionsprüfung bleibt in der Kanzleisoftware.
04
Schreiben aus Kanzleivorlagen
Sachstandsmitteilungen, Anforderungen von Unterlagen und Standardschreiben aus Ihren eigenen Mustern vorbereiten, mit den Daten der Akte.
Ihre Muster, nicht allgemeine Textbausteine.
05
Fristen im Posteingang
Fristen in Urteilen, Beschlüssen und gegnerischen Schriftsätzen erkennen, Frist und Vorfrist berechnen und zur Eintragung vorschlagen. Lange Schriftsätze dazu auf das Wesentliche bringen, mit Fundstelle.
Eingetragen wird nach Prüfung, verantwortlich bleibt der Anwalt.
06
Kanzleiwissen
Muster, Vermerke und eigene Recherchen so erschließen, dass das ganze Team sie findet, mit Quelle.
Auch wenn der Kollege im Urlaub ist.
Ein Beispiel
Das Postfach am Montagmorgen
Heute
Über das Wochenende sind Mails eingegangen. Das Sekretariat liest jede, sucht die Akte, leitet weiter und beantwortet Terminfragen von Hand. Eilige Sachen gehen dabei leicht unter.
Mit KI
Die Mails sind beim Eintreffen der Akte zugeordnet und nach Dringlichkeit sortiert. Für Terminfragen und Standardanliegen liegt ein Antwortentwurf bereit. Fristsachen stehen oben, die erkannte Frist ist schon zur Eintragung vorgeschlagen.
Beim Menschen
Das Sekretariat prüft und verschickt die Entwürfe. Alles mit rechtlichem Inhalt und jede Frist entscheiden die Anwälte.
Datenschutz und Berufsrecht
Vertrauliches bleibt vertraulich.
Mandatsgeheimnis
Anwälte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Dienstleister dürfen nur mitwirken, wenn sie vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (§ 43e BRAO).
Keine frei verfügbaren Dienste
Mandantendaten gehören nicht in kostenlose KI-Chats. Die Lösungen von busical AI laufen in deutschen Rechenzentren, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheitsvereinbarung.
So wenig Personenbezug wie möglich
Wo es geht, arbeitet die KI mit Aktenzeichen statt Namen. Was sie nicht braucht, bekommt sie nicht.
Die rechtliche Prüfung im Einzelfall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer. Ich sorge dafür, dass die Technik dazu passt.
Grenzen
Was die KI nicht tut.
- Keine Rechtsberatung durch die KI und keine Auskunft an Mandanten zur Sache.
- Keine Fristenkontrolle in eigener Verantwortung. Die KI schlägt Fristen vor, eingetragen und verantwortet werden sie in der Kanzlei.
- Kein Versand von Schriftsätzen ohne Freigabe durch einen Anwalt.
Was KI nicht sicher weiß, gibt sie an einen Menschen weiter. Mehr zum Vorgehen und zu festen Abläufen ohne KI steht auf der Seite KI im Unternehmen.
Erfahrung und Referenzen
Was ich mitbringe.
Ich bin kein Jurist, kenne Kanzleiarbeit aber als Mandant: aus mehreren Verfahren, darunter einem umfangreichen. Mein Teil ist die Organisation rund um das Mandat: Abläufe aufnehmen, KI-Assistenten einrichten, Ihr Team schulen. KI-Abläufe mit Qualitätsmanagement und klaren Freigaben habe ich bei serviero aufgebaut, KI-Assistenten für das Postfach mit busical AI.
Einstieg
Klein anfangen, gezielt weitermachen.
01
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos
Wir klären, welcher Ablauf in Ihrem Betrieb am meisten Zeit kostet.
Erstgespräch buchen02
KI-Impuls
2 Stunden online, 490 €
Für die Leitung: Möglichkeiten an Ihren eigenen Beispielen, danach eine Zusammenfassung.
Zum KI-Impuls03
KI-Schulung
ab 1 Tag
Ihr Team lernt an Beispielen aus Ihrem Alltag, mit Teilnahmebestätigung.
Zur KI-Schulung
Fragen zu KI für Kanzleien
Kurz beantwortet.
Dürfen Anwälte KI überhaupt nutzen?
Ja, mit Sorgfalt. Wer einen Dienstleister einbindet, muss ihn zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 43e BRAO) und darauf achten, dass die Daten geschützt bleiben. Frei verfügbare KI-Chats sind für Mandantendaten deshalb tabu. Die rechtliche Prüfung im Einzelfall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer.
Ersetzt KI eine juristische Recherchedatenbank?
Nein. Für Rechtsprechung und Kommentare bleiben Ihre Fachdatenbanken die Quelle. KI hilft bei dem, was die Kanzlei selbst hat: eigene Muster, Vermerke, Korrespondenz.
Arbeitet das mit unserer Kanzleisoftware zusammen?
Das hängt von der Software und ihren Schnittstellen ab. Wir prüfen das im ersten Schritt. Oft reicht es, am Postfach und am Telefon anzusetzen, ohne in die Kanzleisoftware einzugreifen.
Kann KI bei der Fristenkontrolle helfen?
Ja, als zweites Paar Augen. Sie erkennt Fristen im Posteingang, berechnet Frist und Vorfrist und schlägt sie zur Eintragung vor. Das verringert das Risiko, dass etwas übersehen wird. Eingetragen wird nach Prüfung, und die Verantwortung für jede Frist bleibt beim Anwalt.
Was passiert, wenn die KI etwas Falsches schreibt?
Nichts verlässt die Kanzlei ohne Freigabe. Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft. Was sie nicht sicher weiß, gibt sie weiter, statt zu raten.
Lohnt sich das auch für eine kleine Kanzlei?
Gerade dort. Wenn eine Fachangestellte Telefon, Post und Termine für mehrere Anwälte macht, zählt jede Stunde. Wir beginnen mit dem Ablauf, der am meisten Zeit kostet.
Reden wir 30 Minuten.
Im Erstgespräch suchen wir den Ablauf in Ihrem Betrieb, der am meisten Zeit kostet. Kostenfrei, 30 Minuten per Google Meet oder persönlich in Wangen im Allgäu.